O dia em que descobrimos que reuniões viraram teatro

Um experimento radical: a TechSmith Corp., uma empresa de tecnologia especializada em software de captura de tela e soluções de produtividade visual, cancelou metade das reuniões recorrentes por um mês. Sem aviso, sem justificativa. Simplesmente não aconteceram.

No fim do mês, fizeram a pergunta óbvia: alguém sentiu falta? A resposta foi devastadora. Mais de 60% das reuniões canceladas não fizeram falta nenhuma. Projetos continuaram, decisões foram tomadas, nada pegou fogo.

E o melhor: as pessoas relataram mais produtividade, menos estresse e maior sensação de controle sobre o próprio tempo.

O que esse experimento revelou não é segredo para ninguém que trabalha em uma empresa grande. A maioria das reuniões não serve para decidir, alinhar ou resolver. Serve para performar trabalho.

É teatro corporativo: todo mundo sabe o roteiro, representa seu papel e vai embora sem que nada mude. Reunião para "dar visibilidade". Reunião para "garantir alinhamento". Reunião para "compartilhar atualizações".

O problema é o custo oculto. 

Se você tem 10 pessoas numa reunião de 1 hora, não é 1 hora de custo. São 10 horas de trabalho que não aconteceram. E se metade dessas pessoas nem precisava estar lá, você acabou de jogar 5 horas no lixo.

Mas reuniões desnecessárias não se sustentam por acaso. Elas existem porque servem a um propósito invisível: demonstrar importância. Quanto mais reuniões você tem, mais importante você parece. Quanto mais gente você convoca, mais poder você projeta.

E existe um tipo de reunião ainda mais tóxica: a que serve para diluir responsabilidade. Ninguém quer tomar a decisão sozinho, então convoca mais gente. Quanto mais gente envolvida, menos culpa individual se der errado.

Empresas que levam agilidade à sério tratam reunião como custo, não como rotina. Amazon tem a regra do "two-pizza team": se duas pizzas não alimentam o time, ele é grande demais. Shopify cancelou todas as reuniões recorrentes com mais de 2 pessoas e pediu que recriassem só as essenciais.

A solução não é banir reuniões. É tratá-las com o mesmo rigor que você trata budget. Antes de agendar, pergunte: qual é o resultado esperado? Quem precisa, de fato, estar aqui? Dá para resolver isso com um documento assíncrono?

Porque no final das contas, ninguém olha para trás e pensa “que carreira incrível, participei de 10 mil reuniões”.