Guia para reduzir o tempo gasto com reuniões desnecessárias

Se uma reunião termina rapidamente, há um pensamento clássico: “poderia ser um email”. E quando a discussão passa de duas horas, muitas vezes, algum membro já está disperso.

Segundo estudo da Robert Half há profissionais que têm 85% da sua jornada comprometida com reuniões e isso afeta a produtividade diretamente. 

• 65% dos entrevistados declaram não conseguirem desempenhar suas atividades por conta do excesso de encontros;
• 71% sentem que esses momentos não geram valor.

Qual é o impacto?

Mas vai bem além. “A sensação de perder tempo em reuniões improdutivas pode aumentar o estresse, especialmente se os colaboradores tiverem prazos apertados ou cargas de trabalho pesadas. Se os colaboradores gastam muito tempo em reuniões, podem precisar compensar esse tempo trabalhando mais horas, o que pode levar à exaustão”, afirma Fábio Salomon, headhunter.

Por isso, é preciso aprender a entender o limite tanto para agendar quanto para aceitar reuniões, principalmente as recorrentes. A pandemia intensificou a prática de trocar ideias e construções por videochamadas.

• Um estudo da Microsoft aponta que entre 2020 e 2022 houve um aumento de 153% de reuniões com apoio do Team. Estas ainda ampliaram o tempo de execução em 252%.

O que fazer?

Prepare fóruns produtivos

Para começar uma reunião é importante ter claro seu objetivo para que você entre com uma pesquisa bem feita, possa participar com atenção e ativamente (evitando distrações e até cobrando de quem as fizer) e saia daquele encontro com os próximos passos bem claros e detalhados.

• Todos os membros que participarem daquela discussão devem ter a mesma mentalidade para que a produtividade seja alta. 

Só aceite reuniões com esta organização, do contrário, vale dizer (já na ata da reunião ou nas observações com notificação, para garantir que os participantes recebam, quais são as regras daquele encontro).

É importante também se atentar ao horário e a frequência. “Muitas empresas adotam o padrão de reunião mais curto. Reuniões mais longas tendem a perder eficiência. Algumas empresas implementaram ‘dias sem reuniões’ para garantir períodos ininterruptos de trabalho”, afirma Salomon.

Aqui, você até pode usar o argumento, com muita sutileza, de que pode ser caro para empresa manter coordenadores, especialistas e diretores muito tempo em reuniões.

A quantidade de participantes também pode interferir na condução. Quanto mais gente, maior a chance de ter distrações ou de tornar a reunião mais longa, dependendo do perfil dos profissionais.

Se possível, é melhor criar fóruns mais curtos, com menos pessoas. Vale sugerir sempre ao final da reunião e repassar os passos a serem executados por cada um dos membros e cada uma das áreas.

Mude a cultura

Para mudar alguns padrões será preciso mudar também a cultura. Você pode começar mudando na sua área, mas as reuniões que forem multidisciplinares vão depender da condução de outros times.

Por isso, tente empoderar os profissionais a mandarem e-mails com as suas ideias, a utilizarem fóruns já existentes para darem as suas contribuições a utilizarem canais de comunicação interna para conversar com as pessoas do time.

• Isso ajudará muito a reduzir reuniões que não são obrigatórias. Depois, quando a ideia avançar, vale marcar momentos para aprofundar a ideia, sem dúvida.

“Registre quanto tempo é gasto em reuniões e como isso afeta a produtividade. Inclua exemplos específicos de como reuniões excessivas ou improdutivas têm impactado o trabalho e compartilhe suas descobertas com colegas e liderança de forma construtiva”, diz Salomon.

Para o C-level, os indicadores e pesquisas de mercado poderão ser um bom argumento. Por isso, reúna as informações e aguarde o momento certo para dividi-la, sem apoiado em uma linguagem positiva, focada na eficiência.

Por que importa?

Para empresa, tempo é de fato, dinheiro. Manter fóruns improdutivos pode ser um desperdício em muitos sentidos. Mas sobretudo, valorizar o seu tempo e da sua equipe manterá não só a eficiência, mas o bem-estar entre os funcionários. Você encontrará outras formas de empoderá-los, engajá-los e ainda assim obter bons resultados.

Mas, se o excesso de reuniões chegar a você, saiba sempre oferecer soluções para que aquela reunião não ocorra, apontados por dados e exemplos do mercado. Mostre iniciativas da sua área, em que não foi necessário recorrer a reuniões e tenha sempre uma postura aberta, tentando um novo modelo e, caso não seja favorável, possa voltar ao formato anterior.

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