Além do registro de ponto: como o WhatsApp deve ser usado no trabalho?

Em um mundo empresarial cada vez mais digital, a comunicação eficaz tornou-se a espinha dorsal do sucesso. 

Hoje, exploraremos uma ferramenta aparentemente simples, mas extremamente poderosa, que tem o potencial de moldar a própria cultura organizacional: o WhatsApp.

O WhatsApp, com sua conveniência instantânea e alcance global, tornou-se um instrumento-chave, presente na tela de todos os colaboradores, e até mesmo de todas as pessoas com um smartphone nas mãos. É simplesmente impossível ignorar esta ferramenta.
 

Comunicação interna estratégica pelo WhatsApp
 

Quando falamos de comunicação estratégica e interna, embora algumas empresas ainda relutem em instituir o WhatsApp como canal de comunicação, muitas empresas de grande porte já adotaram ferramentas como o WhatsApp Business. 

• Elas compreendem que se trata de uma oportunidade de estabelecer uma comunicação com alcance maior, mais plural, ágil e familiar, permitindo uma interação mais dinâmica e democrática. 
   
• Não é um canal unidirecional, como acabam sendo os e-mails institucionais, os chats corporativos ou outros aplicativos de mensagem. 
   
• O WhatsApp faz parte da vida das pessoas; elas estão habituadas à ferramenta e apreciam o conforto e a intimidade que ela proporciona.

Em 2020, a ABERJ - Associação Brasileira de Comunicação Empresarial, promoveu um benchmarking que reuniu a Companhia Brasileira de Alumínio (CBA), Renault, PUCRS, Volvo e Usiminas para compartilhar experiências sobre o uso da ferramenta no ambiente corporativo.

WhatsApp como ferramenta de comunicação

• É uma solução altamente eficaz para comunicar eventos e ações internas, reforçar informações de canais de atendimento, oferecer orientações, procedimentos ou destacar mudanças significativas na rotina dos colaboradores. 
   
• Além disso, é ideal para o envio de conteúdos que demandam engajamento, como transmissão de vídeos com mensagens das Altas Lideranças, compartilhamento de boletins, eventos, vagas internas, datas comemorativas, campanhas e materiais produzidos por outros colaboradores.
   
• É claro que é preciso estratégia, controle e automação para extrair o máximo proveito desta ferramenta, que tem se mostrado um canal precioso de conexão com todos os níveis. No entanto, é importante não banalizá-lo, para que não perca seu poder de engajamento.

Desafios do WhatsApp como meio de comunicação

No entanto, neste artigo, não quero apenas exaltar as virtudes do app. Quero explorar o intrincado equilíbrio entre comunicação efetiva e os desafios éticos que surgem quando líderes adotam esta plataforma.

• Queremos os muitos benefícios que o app oferece - agilidade, pessoalidade, engajamento, conexão, acessibilidade. 

No entanto, precisamos evitar os ônus - falta de limites e profissionalismo, falta de privacidade, confusão no fluxo da conversa, desrespeito aos horários de trabalho, perda de privacidade. 

Vamos explorar algumas dicas que irão te ajudar a ter uma conduta com boas práticas ao usar esta ferramenta inegavelmente popular.
 

Como manter um tom de liderança respeitoso e inspirador em um ambiente tão informal?

Para gerenciar a informalidade que o WhatsApp sugere, é fundamental mantermos o profissionalismo. 

• Escrever a mensagem com começo, meio e fim antes de enviá-la é essencial. 
• Evitar mensagens fragmentadas garante que a comunicação seja clara e completa.
• Abster-se de gírias é importante para preservar a clareza e assertividade da mensagem. 
• Ler a mensagem antes de enviá-la e assegurar-se da clareza e ausência de erros de digitação também é primordial.

Emojis e Figurinhas: ajudam ou atrapalham?

Formalidade não deve ser confundida com frieza. É crucial manter um tom amistoso, uma vez que as mensagens de texto podem ser mal interpretadas. 

Portanto, mantendo a assertividade e as mensagens com começo, meio e fim, é possível, ao contrário do que se imagina, usar os emojis para contribuir com a interpretação da mensagem pelo receptor. 

Eles compensam a falta da linguagem não-verbal e auxiliam a definir o tom da conversa. No ambiente profissional, é recomendável escolher figurinhas com sensatez, evitando aquelas que possam gerar uma interpretação ambígua.

Como manter a privacidade?

O WhatsApp é uma via de mão dupla para a construção de relacionamentos sólidos com sua equipe, mas também tem suas limitações. 

A velocidade de resposta é surpreendentemente rápida, mas há um preço a se pagar, a privacidade. 

É crucial que as lideranças compreendam que seu exemplo será um guia para como a comunicação será estabelecida. 

Sugiro desativar a visualização para que não saibam quais mensagens já foram lidas e qual o último horário de acesso ao aplicativo. Isso trará mais privacidade. 

Uma solução interessante é a criação de grupos para manter as conversas profissionais. Mesmo que esse grupo seja composto por apenas dois integrantes, assim separa-se a conversa pessoal da profissional no mesmo aplicativo. Na Versa, estabelecemos essa dinâmica e tem funcionado de maneira bastante eficaz.

Como estabelecer os limites?

Se o líder envia mensagens fora do horário do expediente, ele acaba abrindo margem para que os liderados também o façam. 

Portanto, na medida do possível, não envie e não responda mensagens para seus liderados fora do seu horário de trabalho. 

Caso contrário, você estará comunicando que espera que eles estejam disponíveis nos horários de descanso; logo, eles esperarão o mesmo de você. 

Esse é um passo muito perigoso para que o WhatsApp se transforme em um canal tóxico de comunicação. E aí, comumente, a única solução será a abolição da ferramenta. Uma vez que ultrapassamos os limites, é difícil retroceder. 

As vantagens da resposta imediata e do estreitamento de laços são inegáveis, mas também precisamos considerar a possibilidade de invasão de privacidade e as complexidades que podem surgir. Respeite que nem sempre o outro estará disponível para uma resposta imediata. Seja o modelo de cultura que você, como líder, deseja estabelecer.

Quando optar por usar mensagens de áudio?

Mantenha em mente que queremos manter algum nível de organização nas trocas de mensagens. Os áudios não aparecem na pesquisa e não facilitam a consulta de informações no fluxo da conversa, portanto, use-os com parcimônia. 

É vantajoso usar o recurso de áudio quando a expressão vocal for essencial para dar o tom da mensagem ou para explicar algo complexo, difícil de entender por texto. 

Nestes casos, escreva primeiro pedindo permissão para mandar um áudio e anuncie o assunto. Garanta que o áudio seja organizado e também siga a regra de ter começo, meio e fim, evitando mensagens quebradas. 

Além disso, evite abordar mais de um assunto por áudio, o que dificulta ainda mais a consulta posterior desse material.

Desde a privacidade dos funcionários até os limites saudáveis, os líderes podem navegar neste território delicado e manter a integridade em suas comunicações.
 
O 'zapzap' é uma ferramenta de comunicação poderosa, mas que requer cuidado e consideração. O equilíbrio entre eficácia e ética é essencial para líderes que desejam usar essa plataforma de maneira eficaz e responsável. 

Lembremos que a liderança não é apenas sobre resultados, mas também sobre como chegamos lá - com integridade e respeito.

Por que importa?

Portanto, na próxima vez que você tocar na tela brilhante do seu smartphone para se comunicar com sua equipe, lembre-se das lições aprendidas. O WhatsApp pode ser um aliado valioso, mas cabe a cada líder decidir como usá-la para criar um impacto duradouro e significativo em suas organizações e em seus times.

*Este artigo não representa a opinião da StartSe; a responsabilidade é da autora.

Leitura recomendada

Quer aprender mais sobre estratégias de comunicação relevantes para um mundo dinâmico, conectado e com abundância de informações? Conheça o xBA.