Você é interrompido a cada 2 minutos. E chama isso de trabalho

Conte quantas vezes você foi interrompido desde que abriu o computador hoje. Se o número parecer alto, ele provavelmente está subestimado.

Segundo o relatório especial "Breaking down the infinite workday", do Work Trend Index da Microsoft, profissionais que usam as ferramentas da empresa são interrompidos a cada 2 minutos por uma reunião, um e-mail ou uma notificação. Metade de todas as reuniões acontece entre 9h e 11h e entre 13h e 15h, justamente os horários de maior produtividade. E 48% dos profissionais dizem que o trabalho parece caótico e fragmentado.

A Microsoft batizou o fenômeno de "jornada infinita". O nome é preciso: o dia começa antes do expediente, é picotado durante o expediente e continua depois dele.

Quantas interrupções um profissional sofre por dia?

Muitas, e de todos os lados. Os dados da Microsoft mostram que um profissional recebe em média 117 e-mails por dia, a maioria lidos em menos de um minuto, e 153 mensagens no Teams em um dia útil. O volume de mensagens cresceu 6% em um ano.

A jornada também se estendeu. Reuniões fora do horário comercial aumentaram 16% em um ano. Das pessoas que já estão online às 6h, 40% estão revisando e-mails para definir as prioridades do dia. E quase 20% dos que trabalham no fim de semana checam o e-mail antes do meio-dia de sábado.

Um terço dos profissionais diz que o ritmo de trabalho torna impossível dar conta de tudo.

Qual é o custo real de uma interrupção?

É maior do que parece, porque não aparece em nenhuma planilha. Um estudo clássico de Gloria Mark, Daniela Gudith e Ulrich Klocke, da Universidade da Califórnia em Irvine, publicado na conferência CHI em 2008 com o título "The cost of interrupted work: more speed and stress", mostrou que pessoas interrompidas compensam trabalhando mais rápido, mas pagam o preço em mais estresse, frustração, pressão de tempo e esforço.

Ou seja, o trabalho até sai. O que se perde é a qualidade da atenção e a energia de quem o faz. Multiplique isso por dezenas de interrupções diárias e por anos de carreira, e o resultado é um executivo que parece produtivo, mas vive no limite.

Uma reportagem recente da Exame retomou dados anteriores do Work Trend Index: 68% dos profissionais dizem não ter tempo suficiente de concentração sem interrupções, e 57% do tempo de trabalho vai para comunicação, entre reuniões, e-mails e chats. Sobram 43% para criar alguma coisa.

Por que a agenda dos líderes é a mais fragmentada?

Porque o líder é o ponto de convergência de todas as demandas. Cada área quer alinhar, cada projeto quer validação, cada reunião precisa de alguém que decida. O executivo vira um roteador humano de informação, e o tempo para pensar em estratégia, justamente o que ninguém mais pode fazer por ele, é o primeiro a ser sacrificado.

Há ainda um efeito cascata. A forma como um líder usa a própria agenda vira padrão para a equipe. Quem responde e-mail às 23h ensina que é isso que se espera. Quem marca reuniões de 60 minutos para decisões de 10 ensina que tempo alheio é barato.

Dá para reduzir reuniões sem perder alinhamento?

Dá, e algumas empresas já provaram. Em janeiro de 2023, a Shopify apagou dos calendários dos funcionários todas as reuniões recorrentes com mais de duas pessoas, cerca de 12 mil eventos, e instituiu as quartas-feiras sem reuniões, segundo a CBC. O recado era direto: cada reunião precisava justificar a própria existência para voltar à agenda.

Nem toda empresa precisa de uma medida tão radical. Mas algumas práticas funcionam em qualquer escala: blocos protegidos para trabalho de concentração, reuniões recorrentes com data para expirar, pautas enviadas antes com decisões esperadas, e a regra de que informação que pode ser lida não precisa ser apresentada.

A própria Microsoft sugere aplicar o princípio de Pareto: concentrar energia nos 20% de atividades que geram 80% do impacto e reorganizar o trabalho em torno de resultados, e não de departamentos.

Qual é o papel da IA nessa história?

Pode ser parte da solução ou parte do problema. Ferramentas de IA já resumem reuniões, priorizam e-mails e redigem respostas, o que em tese devolve tempo. Mas, se o tempo liberado for imediatamente ocupado por mais reuniões e mais mensagens, a IA só acelera a jornada infinita.

A diferença está na decisão de liderança sobre o que fazer com o tempo recuperado. Tecnologia sem redesenho de rotina é só uma forma mais eficiente de ficar ocupado.

Quanto da sua agenda você realmente escolheu?

Se metade do dia é consumida por interrupções e reuniões que ninguém questiona, o maior custo da empresa talvez não esteja em nenhuma linha do orçamento, e sim na atenção desperdiçada da própria liderança. Desenvolver executivos capazes de proteger o próprio tempo, redesenhar rotinas da equipe e liderar pelo exemplo é parte do que o Executive Program da StartSe oferece, para quem quer voltar a ter tempo de liderar em vez de só reagir.