Os US$ 3 trilhões presos: quanto custa a burocracia na economia norte-americana

Quanto custa um formulário que ninguém lê? E uma reunião que existe só para preparar outra reunião? Ou uma aprovação que já foi dada verbalmente, mas precisa de três assinaturas no sistema?

Isoladamente, quase nada. Somados, segundo Gary Hamel e Michele Zanini, custam US$ 3 trilhões por ano só nos Estados Unidos.

Os dois pesquisadores, autores do livro Humanocracy, calcularam quanto a economia americana ganharia se as empresas cortassem o excesso de burocracia. A estimativa, publicada pela London Business School, é de US$ 3 trilhões a mais por ano, e algo perto de US$ 9 trilhões no mundo. A conta ganha outra urgência agora que a IA chegou às empresas: ela pode desmontar boa parte dessa burocracia ou deixá-la mais rápida, mais barata e mais difícil de enxergar.

Quanto custa, de fato, o excesso de burocracia?

O custo aparece em três frentes: gente demais administrando, tempo demais gasto com regras internas e produtividade crescendo cada vez mais devagar.

Segundo a análise de Hamel e Zanini, o número de gestores e supervisores na economia americana quase dobrou desde 1983, enquanto o restante do emprego cresceu menos de 40%. Hoje há um gestor para cada 4,7 funcionários. Os autores citam ainda um estudo da Deloitte de 2014: os profissionais gastavam cerca de 16% do tempo cumprindo regras internas, e uma parte delas foi considerada desnecessária pelos próprios entrevistados.

O efeito aparece na produtividade. Nos EUA, ela crescia 2,36% ao ano antes de 1972. Depois caiu para 1,59% e, desde 2008, ficou em 1,24% ao ano, segundo os dados reunidos pelos autores. Burocracia não explica tudo, mas, para Hamel e Zanini, ela é um dos freios mais negligenciados.

Por que as empresas acumularam tantos gestores?

Porque o modelo de gestão que domina as grandes empresas foi desenhado para controlar, e não para adaptar. Cada nova camada nasceu para resolver um problema real: coordenar equipes maiores, padronizar processos, reduzir erros. O problema é que as camadas se acumulam e quase nunca são retiradas.

Quando Hamel e Zanini aplicaram um questionário a mais de 7 mil leitores da Harvard Business Review, quase dois terços disseram que a burocracia estava piorando nas suas empresas. Os profissionais relataram gastar 28% do tempo com tarefas burocráticas, como relatórios, reuniões e pedidos de aprovação. Executivos seniores disseram gastar quase metade do tempo com assuntos internos.

Metade do tempo da alta liderança vai para a própria empresa, não para o cliente.

Quem enxerga a burocracia, e quem não enxerga?

Quanto mais alto o cargo, menos burocracia a pessoa percebe. O mesmo levantamento mostrou que os CEOs enxergam muito menos burocracia do que os profissionais que estão na operação. Faz sentido: quem está no topo raramente precisa pedir aprovação. Quem está na ponta pede o tempo todo.

Esse ponto cego custa caro em engajamento. Hamel aponta, em análise publicada pela London Business School, que só um em cada dez profissionais sente que consegue influenciar decisões importantes no trabalho. Em empresas com mais de 5 mil funcionários, 76% acreditam que o melhor caminho para crescer na carreira é a habilidade política, não a competência.

Quando subir na empresa depende de saber passar pelos processos internos, as pessoas ficam melhores nisso do que em atender o cliente.

A IA vai reduzir a burocracia ou automatizá-la?

Depende de quem desenha a implementação. A IA pode fazer as duas coisas, e a tendência natural, se ninguém intervier, é a segunda.

Pense no fluxo típico de uma grande empresa. Um relatório mensal é produzido, revisado por três níveis, consolidado e apresentado num comitê. Com IA, esse relatório sai em minutos. Se a estrutura de revisão continuar igual, a empresa passa a produzir mais relatórios, com mais versões, para os mesmos três níveis revisarem. A burocracia ficou mais eficiente, mas continua sendo burocracia.

O caminho oposto começa com outra pergunta: esse relatório precisa existir? Se precisa, precisa passar por três pessoas? Se a IA já cruza os dados e sinaliza desvios, o comitê ainda é o melhor lugar para decidir?

Algumas empresas já fazem essa pergunta abertamente. Na Amazon, Andy Jassy anunciou em 2024 a meta de aumentar em pelo menos 15% a proporção de funcionários por gestor e criou uma "caixa de correio da burocracia" para receber denúncias de processos desnecessários. Segundo a Fortune, foram mais de 500 sugestões em poucas semanas, e cerca de 150 viraram mudança.

Como empresas grandes conseguem operar com uma estrutura mínima?

Elas trocam controle por contexto. Hamel e Zanini usam dois casos recorrentes.

A siderúrgica americana Nucor fatura cerca de US$ 20 bilhões e tem 23 mil funcionários, mas opera com uma sede de menos de cem pessoas. Na Holanda, a Buurtzorg, de cuidados domiciliares, coordena milhares de enfermeiras com equipes autogeridas, poucos coaches e uma sede pequena.

Nenhuma das duas é "sem gestão". Ambas tiraram da estrutura central o que poderia ser decidido na ponta, com informação clara e responsabilidade definida. A IA torna esse modelo mais viável do que nunca, porque distribuir dados, alertas e contexto para quem está na operação ficou barato.

Por onde começar a desmontar a burocracia com IA?

Comece mapeando, não cortando. Antes de redesenhar qualquer estrutura, a liderança precisa enxergar onde está o atrito. Três movimentos ajudam:

Primeiro, liste as aprovações de um processo crítico e marque quais são exigidas por lei ou regulação e quais existem por hábito. Depois, identifique os relatórios e reuniões que só existem para alimentar outros relatórios e reuniões. Por fim, pergunte para quem está na ponta qual regra mais atrapalha o trabalho, e leve a resposta a sério, como fez a Amazon.

Só depois desse diagnóstico a IA entra, e entra para eliminar etapas, não para acelerá-las.

Qual regra da sua empresa ninguém lembra por que existe?

Toda empresa tem pelo menos uma: o formulário criado depois de um incidente de 2014, o comitê que ninguém tem coragem de extinguir, a aprovação que virou ritual. Antes da IA, essas regras custavam tempo. Com IA, custam a vantagem competitiva que a tecnologia deveria trazer.

A sua liderança vai usar a IA para cortar parte desses US$ 3 trilhões ou para deixar o desperdício mais rápido? Tomar essa decisão com método, começando pela estrutura e só depois chegando às ferramentas, é o que o AI FIRST propõe a lideranças que querem uma empresa mais leve, e não apenas mais automatizada.