Multitarefa: a realidade das videochamadas

Por Victor Marques

É um novo dia de trabalho, você acorda, confere sua agenda e constata que tem mais horas de reunião por vídeo do que tempo ininterrupto para avançar nas suas tarefas de trabalho. Se você trabalha remotamente, essa certamente já foi sua realidade em mais dias do que imagina. A situação se tornou cotidiana e, por inúmeros motivos, focar completamente sua atenção em uma videoconferência é uma experiência rara. A Microsoft realizou um estudo para entender a dinâmica entre trabalho remoto e multitasking, saiba mais sobre o que a gigante encontrou.

A PESQUISA

Pesquisadores da Amazon, Microsoft e da University College of London analisaram registros do Outlook e atividade no OneDrive em mais de cem mil funcionários da Microsoft nos EUA, com o objetivo de entender quão frequentemente as pessoas fazem mais de uma tarefa enquanto estão em uma reunião virtual.

Os dados, coletados entre fevereiro e maio de 2020, mostraram cada vez que uma pessoa em uma chamada do Microsoft Teams enviava ou respondia um e-mail, editava um arquivo do Office ou realizava outras atividades nos serviços da Microsoft. Outras atividades comuns - como ler emails ou scrollar redes sociais não puderam ser detectadas. O estudo identificou que em 30% das reuniões os funcionários enviavam emails. 

Outro dado destacado na pesquisa da Microsoft é que os funcionários tendem a se engajar em diferentes tarefas mais frequentemente em reuniões com mais participantes, nas mais longas e nas que são recorrentes. Além disso, reuniões que ocorrem pela manhã têm taxas mais altas de multitasking e a prática ocorre 6 vezes mais frequentemente em reuniões que ultrapassam os 80 minutos de duração quando comparado com reuniões de 20 minutos ou menos.

HÁBITOS NOVOS

Além da análise dos dados, diários e afirmações feitas pelos funcionários foram coletadas, para entender as razões pelas quais realizavam múltiplas atividades ao mesmo tempo. 15% dos respondentes disseram acreditar que ser multitarefa os tornava mais produtivos. 40% relataram que precisavam continuar suas tarefas durante as reuniões para lidar com a proliferação de videochamadas em suas agendas e não atrasar entregas.

Com a câmera ligada, as atividades digitais predominam, como outras tarefas do trabalho ou conferir as redes sociais. O hábito que vai contra a etiqueta das reuniões virtuais é facilmente identificado: os olhos passeando de um lado para outro ou as mudanças de iluminação e cor refletidas na face do participante - causadas pela mudança de conteúdo exibido na tela - e são lugar comum em videochamadas.

Hábitos que eram comuns em reuniões presenciais, como tomar notas e analisar documentos que estão sendo discutidos, se repetem nas reuniões virtuais. Mas os diários mostraram que as atividades estão indo além das usuais, com funcionários descrevendo que faziam exercícios, jogavam videogame e assistiam vídeos não-relacionados durante as chamadas.

Os hábitos se tornam ainda mais desassociados ao trabalho quando as reuniões ocorrem com a câmera desligada, com funcionários relatando aproveitar o tempo para realizar atividades domésticas, como lavar louça, dobrar roupa e até fazer compras no supermercado.

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MOTIVOS

Os funcionários que confessaram fazer tarefas pessoais durante as reuniões alegaram que, embora pareçam distrações, as atividades pessoais são uma maneira de não se frustrar com o excesso de reuniões ou uma maneira de aproveitar o tempo gasto em uma reunião que não é relevante para eles.

Para aqueles que aproveitam as reuniões para seguir com outras atividades do trabalho, a justificativa é recorrente: precisam ser multitarefas durante as reuniões ou não dariam conta de realizar todas as suas obrigações. Muitos ainda relatam que sentem que as reuniões são excessivas e tomam tempo demais da rotina de trabalho.

A saúde mental é outro motivo destacado: ser multitarefas é uma maneira de proteger o bem-estar mental das pessoas do excesso de reuniões, funciona como uma válvula de escape, uma maneira de reduzir a concentração durante longas horas de reunião. 

Os pesquisadores destacam que é importante que os empregadores entendam e sejam flexíveis em relação aos funcionários que claramente realizam múltiplas tarefas em uma reunião - não significa que o funcionário é rude, mas que cada vez há menos tempo para focar no trabalho e os colaboradores sentem a necessidade de desdobrar a atenção em diferentes tarefas para dar conta das demandas.

CONSEQUÊNCIAS

Tantas reuniões virtuais também impactam a saúde dos colaboradores: a carga cognitiva associada às videochamadas, especialmente o foco contínuo dos olhos em elementos à curta distância, podem causar o que um estudo da Universidade de Stanford descreve como fadiga do Zoom - marcada por exaustão mental, esgotamento emocional, fadiga visual e baixa motivação para realizar outras tarefas.

Com o trabalho remoto, estudo feito por instituto da Universidade de Chicago evidenciou que o tempo gasto em reuniões escalou drasticamente, de menos de uma hora para 21 horas por semana. Os autores do estudo consideram o volume de videochamadas uma distração para os trabalhadores e os efeitos são percebidos diretamente na produtividade dos funcionários, que possuem menos tempo para suas tarefas, ficam menos focados, enfrentam mais interrupções e se sentem mais cansados.

POR QUE IMPORTA?

Entender melhor como as pessoas colaboram ou deixam de colaborar no modelo de trabalho remoto é essencial. É preciso equilibrar o número de reuniões por vídeo com a demanda de trabalho do profissional e entender que, caso não seja considerada, o colaborador pode ter que se engajar em atividades multitarefa.

Ainda que se espere mais multitasking dos colaboradores, é importante considerar os efeitos mentais e emocionais que podem acabar reduzindo a produtividade e prejudicando a empresa como um todo. Algumas empresas já veem no horizonte a possibilidade de uma volta aos escritórios físicos ou modelo de trabalho híbrido, o que pode ser benéfico para aqueles que encontraram dificuldades no modelo remoto.

Porém, enquanto muitos ainda permanecem em home-office, pode ser benéfico analisar a necessidade da participação de cada funcionário em uma videochamada, se uma reunião virtual não pode ser mais breve e se os encontros recorrentes são mesmo necessários.

Entender que o tempo, atenção e volume de reuniões online são muito maiores do que os trabalhadores estavam acostumados presencialmente pode ajudar a chegar à conclusão de que muitas das reuniões são desnecessárias, poderiam ser substituídas por um email ou mensagem no WhatsApp. Os empregadores que entenderem isso primeiro têm mais chances de tornar seus colaboradores mais produtivos e - ainda mais importante - felizes.