A Shopify eliminou 76 mil horas de reuniões com um único memorando

No começo de janeiro de 2023, os funcionários da Shopify voltaram das festas, abriram a agenda e encontraram um espaço que não viam havia anos: horários livres.

Um memorando do diretor de operações, Kaz Nejatian, tinha apagado todas as reuniões recorrentes com três ou mais participantes. "Ninguém entrou na Shopify para ficar em reuniões", escreveu ele, segundo a CNN.

O caso tem quase quatro anos. A pergunta que ele levanta ficou mais urgente agora que a IA consegue fazer boa parte do que essas reuniões faziam.

O que exatamente a Shopify fez?

A Shopify cancelou de uma vez todas as reuniões recorrentes com três ou mais pessoas e proibiu reagendá-las por duas semanas. Segundo a CNN, foram apagados quase 10 mil eventos do calendário, liberando mais de 76.500 horas de trabalho.

A empresa ainda retomou as quartas-feiras sem reunião e restringiu os encontros com mais de 50 participantes a uma janela de seis horas às quintas. A lógica era simples: forçar cada reunião a provar que merecia voltar, em vez de pedir que alguém provasse que ela deveria acabar.

Em empresas burocráticas, essa lógica costuma ser invertida. Criar uma reunião é fácil. Cancelar exige justificativa, consenso e coragem.

A mudança funcionou?

Os números iniciais indicam que sim. Segundo a Fortune, o tempo em reuniões por pessoa caiu 14% nos cinco primeiros meses de 2023, em comparação com o mesmo período de 2022. Às quartas-feiras, a queda foi de 26%.

A Shopify não parou no corte. Meses depois, colocou no calendário dos funcionários uma calculadora que mostra quanto cada reunião custa, com base no salário médio dos participantes e na duração. Uma reunião de 30 minutos com três pessoas sai entre US$ 700 e US$ 1.600. Com um executivo presente, passa de US$ 2.000.

"Tempo é dinheiro, e ele deveria ser gasto ajudando nossos lojistas a ter sucesso, não em reuniões desnecessárias", disse o diretor financeiro Jeff Hoffmeister à Fortune.

Por que as reuniões recorrentes resistem a tudo?

Porque ninguém é responsável por encerrá-las. Uma reunião recorrente nasce para resolver um problema específico, como acompanhar um projeto, alinhar áreas ou atravessar uma crise. O problema passa, e a reunião fica. Com o tempo, ela vira parte da estrutura, como uma regra que ninguém lembra por que existe.

O Work Trend Index 2025, da Microsoft, mostra o custo disso. Metade das reuniões acontece nos horários de maior concentração, entre 9h e 11h e entre 13h e 15h. As reuniões depois das 20h cresceram 16% em um ano. O profissional típico é interrompido a cada dois minutos por e-mails, mensagens ou reuniões.

Numa agenda assim, sobra pouco espaço para o trabalho que exige concentração, justamente aquele em que a IA mais deveria ajudar.

O que a IA torna dispensável na agenda?

Quase toda reunião cujo objetivo é transmitir informação. Reuniões de status, "checkpoints" semanais, apresentações de números que poderiam ser lidos e encontros para "atualizar a liderança" fazem um trabalho que a IA já faz melhor. Ela consolida o andamento de projetos, resume documentos, destaca desvios e responde perguntas sob demanda.

Há uma armadilha comum. Muitas empresas usam a IA para registrar reuniões em vez de eliminá-las. O assistente que transcreve e resume cada encontro é útil, mas pode virar mais uma camada de burocracia: mais documentos gerados, mais resumos para ler, a mesma quantidade de reuniões. Se a IA só documenta a reunião desnecessária, ela deixa o desperdício registrado e mais organizado.

A pergunta certa não é "como a IA pode tornar essa reunião mais produtiva?". É "essa reunião ainda precisa existir se a IA já distribui a informação?".

Quais reuniões continuam fazendo sentido?

As que exigem algo que só pessoas juntas conseguem fazer. Em geral, sobram três tipos:

• Reuniões de decisão. Há uma escolha a fazer, as pessoas certas estão presentes e alguém tem a palavra final.
• Reuniões de conflito. Há divergência real entre áreas ou prioridades, e a conversa por escrito já não resolve.
• Reuniões de construção. Encontros para criar algo novo, aprofundar relações ou desenvolver pessoas, em que o diálogo é o próprio trabalho.

Todo o resto merece ser questionado. Atualizações podem ser assíncronas, aprovações podem seguir critérios definidos, e alinhamentos podem acontecer num documento compartilhado.

Como fazer um "reset" de agenda sem gerar caos?

Comece pelo diagnóstico e só depois corte. A Shopify fez um corte radical, mas tinha clareza sobre o objetivo e criou regras para o que viria depois. Para empresas menos acostumadas a mudanças bruscas, um caminho possível tem quatro passos:

1. Liste as reuniões recorrentes da sua área e calcule o custo de cada uma em horas e salários.
2. Pergunte, para cada reunião: se ela acabasse hoje, que decisão deixaria de ser tomada? Se a resposta for "nenhuma", ela é candidata ao corte.
3. Substitua as reuniões de status por atualizações assíncronas, com apoio de IA para consolidar e resumir.
4. Defina uma data para revisar a agenda de novo, porque as reuniões tendem a voltar.

O passo mais difícil não é técnico. É a liderança dar o exemplo, cancelando as próprias reuniões primeiro.

Se você apagasse sua agenda recorrente amanhã, quantas reuniões voltariam?

Faça o exercício mentalmente. Olhe sua agenda da próxima semana e imagine que todos os compromissos recorrentes sumiram. Quais você recriaria imediatamente? Quais nem perceberia que acabaram? A diferença entre as duas listas mostra quanto do seu tempo está preso a hábitos, e não a decisões.

A IA pode devolver esse tempo, desde que a empresa redesenhe o jeito de trabalhar antes de automatizar o que já existe. Fazer essa revisão com método, da agenda da liderança aos fluxos da empresa inteira, é o que o AI FIRST propõe a lideranças que querem usar a IA para trabalhar de outro jeito, não para fazer mais do mesmo com mais rapidez.