3 regras para reduzir tempo em reuniões que Elon Musk faz seus funcionários seguirem

Reuniões são uma parte inevitável da vida empresarial, mas elas também podem ser grande perda de tempo. Você sabe disso. E uma provocação: já parou para analisar quanto tempo do seu dia são dedicados às reuniões?

• Um estudo de 2021 descobriu que os profissionais gastam 69,7% mais tempo em reuniões do que antes da pandemia.

Elon Musk, apesar de recentemente não ser reconhecido como uma boa liderança, ele tem algumas habilidades, como por exemplo, saber conduzir reuniões.

Para você ter uma ideia, há uns anos, ele enviou um e-mail para os funcionários (que depois vazou ao público) em resposta à interrupção da produção do Model 3, sedan médio da Tesla. Com base nisso, a Inc selecionou algumas dicas. Veja a curadoria abaixo:

Veja as dicas para ajudar você a se tornar uma pessoa mais produtiva:

Sobre como reduzir o tempo gasto em reuniões: livre-se de reuniões frequentes, a menos que esteja lidando com um assunto extremamente urgente. Isso porque, reuniões frequentes podem atrapalhar o fluxo de trabalho e diminuir a produtividade. 

Grandes reuniões também devem ser evitadas: elas desperdiçam tempo e energia valiosos, desencorajam o debate saudável e aberto e simplesmente não há tempo suficiente para que todos possam contribuir.

Ainda assim, algumas reuniões são necessárias para a comunicação. Então, como os gestores podem garantir que a produtividade permaneça elevada e que os funcionários maximizem seu tempo se as reuniões são inevitáveis?

Aqui estão algumas dicas:

1 - Padrão para reuniões de 25 e 50 minutos

Em vez de usar reuniões padrão de 30 e 60 minutos, considere mudar as configurações do calendário para 25 e 50 minutos para melhorar a eficiência da reunião.
Isso não apenas aumentará a probabilidade de as reuniões começarem no horário, mas também dará aos funcionários a oportunidade de se reagrupar, verificar e-mails e ter um momento para recarregar energias.

2 - Envie memorandos de voz com mais frequência

Muitas equipes estão espalhadas por fusos horários hoje em dia, e reunir todos para uma reunião não é uma tarefa simples. A solução lógica é adotar o trabalho assíncrono para aumentar a eficiência.

Você pode enviar áudios para colegas de equipe em todo o mundo para que eles possam receber atualizações em tempo hábil, sem interromper seu trabalho concentrado.
Além disso, compartilhe metas e atualizações semanais via Slack ou Teams para garantir que todos estejam sempre na mesma página.

3 - Por fim, recuse os convites para reuniões

Como Musk afirmou anteriormente, reuniões que não giram em torno de colaboração, idealização ou debate são uma perda de tempo. Portanto, recuse convites que não constituam o melhor uso do seu tempo. Os líderes precisam estabelecer em toda a empresa a expectativa de que muitas reuniões não serão toleradas. Esta é uma política que deve ser aplicada para proteger seus funcionários.

POR QUE IMPORTA?

Ao seguir essas dicas, possivelmente gestores reduzirão o tempo gasto em reuniões sem perder a produtividade. Isso dará aos funcionários mais tempo para realizarem um trabalho profundo e produtivo.

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