Conheça uma solução que mudará como as empresas lidam com a gestão de contratos

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22 de outubro de 2020 às 16:11 - Atualizado há 1 mês

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*Por Soluti

Cada vez mais, a evolução dos meios e da tecnologia mostra que o formato digital para a execução de processos empresariais é o mais alinhado aos padrões e demandas atuais. A necessidade de se firmar relações remotamente, contratar e prestar serviços via internet, trocar dados e informações a partir de plataformas online, sem dúvida, é a tônica do mercado.

Nesse cenário de mudanças e uso crescente de ferramentas digitais, a Soluti, seguindo pelo caminho da inovação, coloca à disposição das empresas o “Assine.Online”. É uma solução completa para assinatura eletrônica, cuja principal função é permitir aos negócios digitalizar seus processos, reduzir custos com papel e processos físicos e, principalmente, driblar a burocracia em certas atividades.

A seguir, explicamos melhor o funcionamento e as vantagens do AssineOnline para que você tenha a certeza de que essa é a solução que a sua empresa precisa para abandonar de vez a burocracia e os custos que o papel e os processos físicos geram. Continue a leitura e aprenda como inovar na gestão de documentos do seu negócio!

O que é o Assine.Online?

O Assine.Online é a plataforma de assinaturas que promoverá a desburocratização da transformação digital para o seu negócio, e a revolução em assinaturas de contratos e documentos eletrônicos. A proposta dessa solução é migrar todo o processo de assinatura e manuseio de documentos empresariais que necessitam de algum tipo de aval das partes para o meio digital, o simplificando e dinamizando.

Assim, em outras palavras, com o Assine.Online a empresa poderá abandonar de vez o papel, assinando documentos, formalizando contratos com seus clientes e parceiros, e registrando ações direto em uma plataforma online, que opera com base em documentos em formato digital.

Como essa solução funciona?

O Assine.Online atualmente funciona a partir de dois módulos: um módulo de assinatura eletrônica simples ou qualificada através do Certificado Digital em nuvem Bird ID e outro módulo de assinatura presencial. O primeiro permite que o usuário suba o documento em PDF e mande para diversas pessoas assinarem. É possível também subir diversos documentos, enviar todos e permitir que os destinatários os assinem de uma só vez, em lote.

O segundo módulo, como dito, é de assinatura presencial. Ele permite que uma pessoa, a exemplo de um funcionário de uma empresa, envie um documento para um colega, a fim de que esse colete a assinatura presencialmente de um cliente no momento da entrega de uma mercadoria, por exemplo.

Para registrar que de fato a mercadoria foi entregue, alguém da empresa sobe o documento no arquivo online e envia esse documento para o colega, que fará a entrega e registrará a assinatura do destinatário, concluindo o processo.

Quais são suas principais vantagens?

O Assine.Online é uma plataforma pautada na inovação, sustentabilidade e eficiência. Assim, vantagens não faltam para mostrar que essa solução tem um grande potencial de otimização dentro da sua empresa, sobretudo no quesito produtividade e custos.

A seguir, listamos algumas das principais vantagens que o Assine.Online agrega para os negócios, justificando cada centavo investido. Acompanhe!

Reduz custos

Nesse quesito, o Assine.Online é capaz de gerar benefícios de diferentes formas. Muito mais do que minimizar os custos com papel e impressões, migrando os processos para o meio digital e eliminando grande parte dos documentos físicos, a ferramenta reduz os custos logísticos com o transporte de documentos e mobilização de profissionais para esse tipo de tarefa.

Reforça a rastreabilidade dos documentos

Outra vantagem direta do Assine.Online é o reforço na rastreabilidade dos documentos. Com o apoio da solução, os arquivos assinados eletronicamente podem ser mais bem gerenciados, uma vez que ficam registradas todas as etapas do processo, dando aos gestores um panorama seguro do ciclo de vida de contratos, processos e afins.

Automatiza processos importantes

Nos padrões tradicionais, a assinatura de um documento acaba exigindo que ele passe pelas mãos de diferentes pessoas e em momentos distintos, o que torna o processo mais demorado e burocrático.

Por outro lado, com o Assine.Online, é possível automatizar as etapas de envio de um documento, otimizando a circulação dele entre os agentes envolvidos. Dessa forma, além de não ser mais necessário encaminhar vias físicas de contratos, não é preciso se preocupar em encaminhá-las, uma a uma, às partes que vão assinar.

A exemplo, se forem necessárias as assinaturas de cinco pessoas — como geralmente é em contratos imobiliários, como de aluguel — a plataforma automatiza o envio, encaminhando o documento para cada signatário na ordem estabelecida, tão logo a assinatura é registrada.

Garante validade jurídica aos atos praticados

Todas as assinaturas feitas com o Assine.Online atendem plenamente a Medida Provisória nº 2.200-2 e a lei 14.063 aprovada no último dia  23 de setembro de 2020. A medida dispõe sobre os tipos de assinaturas eletrônicas validas no Brasil, conferindo total validade aos atos praticados a partir da ferramenta. Com isso, ela se destaca por ser uma das soluções antifraude mais confiáveis do mercado, operando junto à Certificação Digital.

Cada interação dos signatários provoca uma Assinatura Digital nos padrões da ICP Brasil, garantindo a autenticidade e validade das informações. Mesmo que o usuário não tenha um Certificado Digital, a operação é validada com o Certificado do próprio Assine.Online, evitando qualquer questionamento quanto à integridade do documento.

O Assine.Online é indicado para quem?

Com um forte apelo pela otimização de processos a partir da digitalização de expedientes comuns dentro das empresas, o Assine.Online é uma solução democrática, atendendo bem a negócios de diferentes segmentos e de portes distintos.

No contexto das pequenas empresas, por exemplo, a ferramenta é extremamente eficaz na melhoria de processos de contratação, assinatura de contratos e manuseio de documentos. Nesses negócios, a redução de custos é um dos efeitos mais evidentes e, também, mais desejados.

No cenário das grandes empresas, o Assine.Online já se aplica com um ideal mais amplo, pois além de minimizar custos operacionais com processos administrativos, contribui com a melhoria da performance da empresa. Nesse ponto, destaca-se a redução de tempo no fechamento de vendas, por exemplo, garantindo uma maior escalabilidade para as operações.

No mais, o Assine.Online é indicado para todo e qualquer negócio que deseja inovar, levar a tecnologia para dentro do seu ambiente, automatizando tarefas repetitivas, como o fechamento de vendas e contratos. A solução também é de grande valia para o setor de RH, que tradicionalmente lida com documentos importantes, como contratos de trabalho, folhas de pagamento e registros de ponto.

Na prática, todos esses arquivos podem ser mais bem gerenciados com o Assine.Online, ao se eliminar a necessidade de gerenciá-los a partir de grandes arquivos físicos, mais complexos, de difícil acesso e que ocupam grandes espaços.

O Assine.Online organiza os documentos, separando-os em pastas, segmentando as informações por usuário, setor e processo, gerando registros precisos e acessíveis.

Por fim, o Assine.Online veio para revolucionar a maneira como as empresas executam seus processos administrativos ligados à assinatura de contratos, validação eletrônica e gestão de documentos. Carregando o DNA de inovação e expertise em Certificação Digital da Soluti, essa ferramenta é o que a sua empresa precisa para reduzir custos, otimizar transações e conferir total segurança às ações travadas em meio eletrônico.

Gostou dessa solução e quer levar as suas vantagens e diferenciais para dentro da sua empresa? Crie sua conta gratuita hoje mesmo e deixe-nos ajudar você!

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