*Por Docusign

Os acordos estão em todas as partes das nossas vidas. Mas em um mundo tão competitivo e rápido como o atual, perder uma grande oportunidade de negócio pode acontecer em minutos. Por isso, quanto mais automatizado seu sistema de acordos, menor é o tempo para finalizar o documento com uma assinatura.

Segundo estudo realizado Forrester Consulting encomendado pela DocuSign, 99% dos entrevistados reportaram benefícios em um processo de acordo digital. Esse dado revela a necessidade de se modernizar para competir no mercado, mesmo ainda tendo muito para melhorar em relação à modernização dos sistemas de acordos. Afinal, desde o momento de preparação de um documento até a sua finalização, ocorrem diversas etapas complementares à assinatura eletrônica.

Mesmo com essa ferramenta poderosa, 98% das empresas têm problemas com as etapas dos acordos. Desde preparar, assinar, agir até gerenciar, há atividade realizadas corriqueiramente e a ferramenta não engloba todas elas. Por isso, a DocuSign desenvolveu uma suíte de soluções para cuidar do processo de ponta a ponta: a DocuSign Agreement Cloud. Essa implementação pode ser feita gradualmente, com um processo de etapas claras ao longo do caminho.

Para você entender melhor o assunto, reunimos 7 benefícios ao fazer acordos totalmente digitais:

1. Melhoria na experiência do cliente

Esse é um dos resultados que mais interessa às empresas atualmente. Afinal, a tecnologia permitiu que a comunicação com o cliente seja cada vez mais próxima, assim como os feedbacks. Portanto, essa experiência positiva repercute, inclusive, em um retorno direto de marketing.

A automação dos acordos acaba influenciando diretamente nesse aspecto, pois quanto mais rápido o cliente recebe uma resposta, melhor é a experiência. 55% dos entrevistados do estudo da Forrester Consulting disseram que usar ferramentas digitais melhorou esse aspecto para a empresa.

2. Menores taxas de erros

48% dos participantes também relataram menores taxas de erros devido à redução de atividades manuais, como digitação e preenchimento de formulários, por exemplo. Errar é humano, faz parte da nossa natureza. Por isso, escrever com letras a mais ou trocar algumas delas é bastante comum em uma rotina manual de documentos. Com a automatização dessas etapas, é possível eliminar erros e ganhar tempo com menos correções e refações.

3. Economia de tempo

O tempo é um desafio frequente para algumas organizações, principalmente quando se gasta muito tempo em tarefas pouco estratégicas. Por exemplo, preenchimento, refações, envio e gerenciamento de papelada etc. podem ser automatizados com documentos digitais e sobra uma boa janela para negociar, dar atenção aos clientes e gerir melhor a equipe. Segunda o estudo citado, 51% dos entrevistados relataram ciclos mais rápidos e 45% afirmaram que economizaram tempo com a eliminação de tarefas manuais.

4. Quebra de silos internos

Muitas vezes, a demora na finalização de um acordo não se dá pelo processo e sim pelo distanciamento entre as áreas dentro da empresa, o que chamamos de silos internos. Isso pode ocorrer de diversas formas e afeta todas as etapas: um documento preso ou perdido, a falta de comunicação, a divisão do fluxo com processos diferentes para cada setor ou até o isolamento em uma única equipe. Porém, com a automatização dos acordos, o estudo relatou que a automatização dos acordos promove a quebra de silos internos para 44% dos entrevistados. Ou seja, melhora os caminhos dos acordos dentro da empresa.

5. Facilidade no fluxo de troca de informações

Como resultado dos benefícios citados anteriormente, o fluxo do acordo dentro e fora da empresa se torna mais fácil. Outros fatores que colaboram para essa mudança são a facilidade para transferência de informações (33%) e tempos de resposta mais rápidos (46%).

6. Melhor experiência do funcionário

Fala-se bastante da experiência do cliente, mas e os próprios funcionários? Cuidar para que eles tenham um bom relacionamento dentro da empresa, com processos e ferramentas é fundamental para que a produtividade e os resultados aumentem. Outro fator que também foi abordado no estudo, com 34% dos participantes afirmando que a experiência do funcionário melhorou.

7. Aumento da receita

Com a redução do tempo, melhoria da experiência do cliente, redução de taxa de erros e a economia com materiais físicos como papel, o aumento da receita é uma consequência. No estudo da Forrester Consulting, 42% dos participantes registraram que esse é um dos benefícios da automatização dos acordos.

Mas a automatização do ciclo de contratos pode resultar em diversos benefícios que vão além dos 7 mencionados nesse texto. Como pudemos perceber, um acaba interferindo no outro de maneira positiva, gerando mais retornos para a empresa.

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