Por que brasileiros não gostam de reuniões de 30 minutos?

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Por Pedro Waengertner

31 de janeiro de 2017 às 13:58 - Atualizado há 4 anos

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Recentemente eu devorei a série The Crown, sobre a chegada ao poder da atual Rainha Elizabeth II. Adoro filmes e séries de época e esta é uma produção impressionante. O meu personagem favorito é o Churchill, que tem várias cenas impagáveis. Em uma delas, nas primeiras reuniões semanais com a rainha, ela questiona sobre a duração da reunião, que era 20 min. A Rainha acredita que possam ter assuntos que exijam mais do que o tempo reservado para a reunião e Churchill reforça que nenhum assunto é tão complexo que não possa ser abordado em 20 min.

Talvez seja uma característica latina, mas é muito difícil para nós, Brasileiros, entendermos que podemos abordar assuntos de maneira mais objetiva.

Há alguns anos, marquei reunião com o CEO de uma empresa americana. Como era em uma cidade fora do circuito, eu tive que pegar dois vôos, levando mais de 20 horas para chegar lá. Este executivo colocou exatos 30 min na agenda para falar comigo. Fiquei chocado, até ofendido. Eu tinha voado milhares de milhas para a reunião, horas de preparo para falar com esta pessoa e ela me concedia míseros 30 min.

Chegando lá, fui levado a sala do executivo e conversamos sobre todos os pontos do acordo que queríamos montar. Cobrimos tudo e discutimos próximos passos. E pasmem, os 30 min foram mais do que suficientes. Se tivesse marcado 1 ou 2 horas o resultado teria sido exatamente o mesmo. Acabamos combinando alguns cálculos e nos reunimos novamente no dia seguinte. Novamente, 30 minutos de reunião. E resolvemos tudo.

Ele me mostrou a agenda dele. Era repleta de espaços de 30 min. 

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Comecei a reparar que a maior parte das reuniões nos EUA tem esta duração por padrão. Em qualquer lugar. Raramente marcamos uma reunião mais longa no Vale do Silício, por exemplo.

É claro que não estou me referindo a reuniões de trabalho, onde precisamos colaborar como time para chegar a alguma conclusão ou produto final. Me refiro a 90% das reuniões que fazemos no dia a dia.

Estamos condicionados a colocar espaços de uma hora na agenda. Há pouco mais de um ano, comecei a colocar intervalos de 30 min nos meus compromissos. Em alguns casos, eu fico até preocupado que a outra pessoa possa se ofender, ou entender que não estou prestigiando a conversa.

Na verdade, estou respeitando as agendas de ambas as partes. Se conseguimos resolver a questão em 30 min (no máximo), por que comer uma hora do nosso tempo?

Podemos argumentar que culturalmente somos mais orientados ao relacionamento, que precisamos bater papo. Eu acho que a razão é que estamos condicionados a sermos pouco produtivos em nossas interações.

Imagina se conseguirmos ser mais produtivos e dobrarmos a nossa capacidade com reuniões mais objetivas? Se questionarmos o tamanho padrão de uma hora e passarmos a fazer reuniões de 30min, literalmente dobramos o tempo disponível (presumindo que boa parte do dia de um executivo é participando de reuniões). E, por favor, vamos fazer menos reuniões! 

Amigo ou Amiga, não se ofenda se eu agendar uma reunião de 30 min com você. É pelo nosso bem.

PS: Outra coisa que aprendi, ao longo dos anos, é que podemos fazer reuniões online tão produtivas quanto presenciais. Frequentemente ouvimos: “é melhor o olho no olho” ou “este tipo de assunto, se fala presencialmente”. Acho realmente que a reunião presencial é boa, mas aprendi a ser produtivo quando falamos online. Muito disso vem do fato do Mike, meu sócio na ACE, morar nos EUA. Falamos muito mais online do que ao vivo. Eu diria que 99% das nossas decisões mais importantes da companhia são feitas online hoje.

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