Sua empresa sofre da síndrome das reuniões sem sentido?

Uma reunião não pode ser uma “assassina de tempo” mas sim uma “geradora de resultados”. Veja como é possível

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Por Júnior Borneli

11 de junho de 2015 às 15:21 - Atualizado há 5 anos

As reuniões podem destruir o seu negócio! Ou também salvá-lo. Tudo depende de como você conduz o momento de encontro da sua equipe. Seja para um lado ou para o outro, o fato é que as reuniões nos sugam. Elas são cansativas e muitas vezes sem objetivos.

Como Dave Barry, escritor e humorista americano disse: “se você tivesse que identificar, em uma palavra, a razão pela qual a raça humana não alcançou e nunca vai conseguir, todo o seu potencial, essa palavra seria “reuniões”.

As reuniões consomem o recurso mais importante da sua equipe: o tempo!

A cada reunião de uma hora com cinco membros de sua equipe, são cinco horas de produtividade perdida. Para não mencionar os 30 minutos de perda de produtividade antes e depois da reunião para cada pessoa presente.

Peter Drucker disse certa vez: “As reuniões são um sintoma de má organização. Quanto menos reuniões, melhor.”

Eu não poderia concordar mais. As reuniões são muitas vezes apenas um caminho para o chefe se sentir produtivo enquanto mata a produtividade de todos os outros.  Ele sai da reunião com o sentimento de ter compreendido tudo o que cada pessoa faz na empresa, enquanto os outros participantes saem, na maioria das vezes, confusos e entediados.

Cada empresário, na verdade, tem uma opinião sobre as reuniões. Jeff Bezos, da Amazon, segue a teoria das duas pizzas. Segundo ele, reuniões onde duas pizzas não são o suficiente para alimentar os participantes serão, sem dúvida, improdutivas. Por isso, na Amazon, as reuniões têm, no máximo, 5 ou 6 participantes.

Bom, depois dessa introdução dramática a respeito das reuniões, o fato é que elas são um mal necessário. É nelas em que os avanços são apresentados, planos futuros são desenhados, tarefas são atribuídas e a empresa, de fato, avança após encontros produtivos.

Então, como um empresário ou empreendedor pode conciliar essas duas forças opostas? Como podemos nos beneficiar das reuniões, sem fazer com que elas prejudiquem a produtividade da equipe?

A resposta é: faça reuniões eficientes! Mas como conseguir isso? Brandon Turner, colunista do site americano Entrepreneur, acredita que uma das formas de começar é responder a essas 5 perguntas:

Suas reuniões têm uma pauta bem definida?

Pessoas reunidas, sem uma pauta de trabalho organizada, têm apenas um objetivo: tomar café. Se você para o seu time para reuniões rocambolescas, que não levam a lugar algum e não tem objetivos definidos, você dificilmente construirá um grande negócio!

Cada reunião agendada deve ter uma pauta de trabalho, organizada previamente, onde fica definido o seguinte:

Quem conduzirá a reunião?

Qual é o objetivo da reunião?

As pessoas sabem quando a reunião efetivamente termina?

Se estas mensagens não estiverem claras para os participantes logo no início do encontro, é melhor que ela seja cancelada, porque será improdutiva.

Está reunião pode ser feita por e-mail?

A maioria das reuniões são inúteis, não por causa do conteúdo que está sendo discutido, mas o meio pelo qual elas acontecem.

Acredito que o objetivo da maioria das reuniões poderia ser atingido via e-mail. Por exemplo, se o propósito da sua próxima reunião é checar o que um membro da equipe tem feito e planejar sua próxima tarefa, você não precisa estar na mesma sala para tomar essas decisões. Envie um e-mail e peça aos membros do seu time que atualizem o status dos seus progressos.

Outra forma extremamente eficaz para as reuniões a distância é o uso dos recursos disponíveis, como chats, Skype, hangout. Essas tecnologias permitem que os membros da equipe possam colaborar e compartilhar ideias, histórias e arquivos sem a necessidade de “ter uma reunião.”

Mas se a reunião vai ter mesmo que ser feita pessoalmente ou por videoconferência, que assim seja! Mas aqui vai uma dica útil: faça todas as reuniões em pé. Sim, literalmente.

Implemente essa estratégia na sua empresa e veja como ficam rápidas e eficientes (e saudáveis) as suas reuniões.

Será que todo mundo precisa estar lá para esta reunião?

Um erro comum que muitos fazem é convidar todos os membros da equipe para uma reunião, pensando que um “encontro de mentes” maior vai produzir melhores resultados. Provavelmente não vai.

Em vez disso, convide apenas pessoas que realmente precisam estar lá e que possam transformar as decisões tomadas em ações práticas. O restante da equipe pode ser atualizada por e-mail, logo em seguida.

Será que essa reunião gera ações específicas?

Para fazer com que uma reunião não seja uma “assassina de tempo” mas sim uma “geradora de resultados”, ela deve resultar em ações práticas claramente definidas. Se alguém sai de uma reunião sem um próximo passo definido, ele não precisava estar presente.

Muitas vezes, as reuniões são apenas encontros para apresentações de progresso, onde uma pessoa ganha tapinhas nas costas como forma de reconhecimento pelo seu trabalho enquanto os demais saem envergonhados por causa dos seus resultados inferiores. Ora, isso deveria ser feito por e-mail! Reuniões são para decidir sobre ações e ponto final.

Partindo desse princípio, nenhuma reunião deve terminar com “ok, vamos analisar os dados novamente na semana que vem e ver o progresso.”

Dê à sua equipe ações práticas relevantes e deixe as pessoas trabalharem por uma semana ou mais tempo. Parar seu time por causa de reuniões diárias vai destruir a criatividade.

Como saberemos se a reunião acabou?

Se você já respondeu com sucesso às quatro perguntas anteriores, a número cinco deve ser simples: termine a reunião com sucesso e de forma sucinta.

Para fazer isso, você deve saber exatamente quando a reunião acabou, e eu não quero dizer um horário específico. A reunião acaba quando o objetivo é atingido e nenhum minuto a mais.

As pessoas têm a mania de discutir sobre futebol, falar sobre o final de semana ou bater papo ao final das reuniões. Lembre-se que a sua empresa precisa mais de você do que das reuniões.