8 dicas para reduzir os custos da empresa em períodos de crise

Os cortes de gastos podem abrir espaço para as oportunidades de mercado que requerem investimentos

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Por Juliana Américo

6 de agosto de 2015 às 16:54 - Atualizado há 5 anos

SÃO PAULO – Muitos setores estão sofrendo com o recesso econômico brasileiro e o resultado acaba sendo, redução na produção, lucros, investimentos e cortes de funcionários.

No entanto, o corte de gastos pode ser feito com poucos traumas para a empresa. Segundo a consultora de negócios, Monica Trillo, um dos grandes desafios estratégicos para qualquer organização é obter competitividade com redução de custos.

“Custos baixos significam maior flexibilidade para aproveitar com agilidade as oportunidades de mercado que requerem investimentos”, explica. “Para atingir essa meta, existem diversos componentes que podem ser explorados, mesmo que não exista um programa de redução de custos formalmente estabelecido”.

O entendimento detalhado e analítico dos custos e despesas da empresa, a elevação da eficiência e qualidade dos processos produtivos e administrativos, a redução de contas de consumo e materiais, a automatização de processos por meio de ferramentas de baixo custo são exemplos de elementos que podem trazer expressiva melhoria à rentabilidade do negócio.

Veja abaixo oito dicas para reduzir os gastos da empresa de uma forma saudável:

1- Conheça os custos
Em momentos de tensão é comum observar cortes de custos sem qualquer avaliação prévia. Essas ações, muitas vezes, restringem recursos essenciais para a produtividade da companhia, afetam a satisfação do cliente ou o bem estar dos funcionários. Além disso, cortes irracionais não se sustentam ao longo do tempo.

“O conhecimento acurado de cada despesa da organização é fundamental. As maiores oportunidades de redução serão identificadas a partir da obtenção de uma visão analítica dos custos e, para isso, é preciso aprofundar-se em cada tema, adquirir conhecimento para buscar alternativas mais baratas”.

2- Envolva as pessoas
Organize encontros e peça sugestões aos colaboradores da empresa, em todos os níveis hierárquicos. Ainda que os gestores detenham grande parte do conhecimento de suas equipes, desperdícios podem ser identificados pelos executores, que estão no dia-a-dia das atividades e em contato contínuo com o consumo de materiais ou serviços. É uma opção acessível às empresas de qualquer porte e na qual grandes ideias nascem.

3- Reduza as contas de consumo

  • Água: realize ações para detecção e reparo de vazamentos, troca de equipamentos convencionais por economizadores de água, estudos para reaproveitamento de água, campanhas e palestras educativas.
  • Energia: faça projeções e planeje a atividade de sua empresa fora dos horários de pico nos quais as tarifas podem ser mais elevadas, ou considere o trabalho em casa. Instale sensores de presença para iluminação de ambientes e utilize lâmpadas de menor consumo; realize manutenção e configuração adequada dos equipamentos, aproveite a luz solar e utilize cores claras nos ambientes.
  • Telefonia: busque substituir as ligações comuns por sistemas que utilizam a rede de computadores como o VoIP, Skype e entre outros. Adquira planos corporativos com a operadora que oferecer melhores condições comerciais.

4- Automatize processos
Estude a implementação de novas ferramentas. No entanto, esteja atento às reais necessidades do negócio. Pondere sobre a utilização de softwares livres, atualmente bem difundidos no mercado que podem servir de opção para suprir demandas não ligadas às atividades-fim e que saem de graça.

“Já para demandas ligadas à estratégia da empresa é bom investir, mas é importante pesquisar preços. O mercado oferece diversas soluções e uma análise da real necessidade é fundamental para economizar”.

5- Otimize os canais de atendimento
Incentive a utilização de canais com menor custo como autoatendimento, URA, site e e-mail. Torne mais eficientes as estruturas atuais por meio de conhecimento dos processos, melhoria dos sistemas atuais e capacitação das equipes. Evite que um problema se propague aos demais canais e instâncias.

6- Tercerize, internalize ou centralize
Considere alternativas para atividades que não estejam relacionadas ao fim da empresa. Estude terceirizar, internalizar ou centralizar centrais de atendimento,  serviços administrativos, frotas de carros, serviços de manutenção e limpeza, por exemplo.

7- Renegocie contratos
Realize pesquisas de mercado para estimular a concorrência entre os fornecedores e tenha sempre mais de um fornecedor por demanda. Esteja sempre atento às opções de produtos no mercado que possam ser substituídos por de menor custo. Centralize a área de compras para obter volume e maior poder de barganha. Negocie melhores prazos para pagamento dos fornecedores a fim de obter melhor eficiência no fluxo de caixa. Além disso, estude o aluguel de equipamentos ao invés da compra.

8- Previna perdas físicas e financeiras
Para minimizar as perdas, invista em rotinas operacionais como o controle de validade, controle de produção e demarcação de produtos. A redução e assertividade do estoque, a revisão do modelo de valorização e tecnologias para segurança também são ferramentas valiosas para diminuir custos.

“Algumas iniciativas podem precisar do suporte de pessoas especializadas para sua estruturação, porém é fundamental que essas práticas se tornem rotina da empresa e sejam absorvidas pelo time interno da organização”, afirma Monica.